PRIVACY POLICY – TRUSTSIGN
Ultimo aggiornamento: 28/09/2026
La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui mesapp.soc.coop., con sede in San Cataldo via Gabara ,38, P. IVA 02031600857, in qualità di titolare del trattamento per i dati di propria competenza, tratta i dati personali degli utenti che utilizzano il sito trust-sign.eu e i servizi TrustSign.
Per i dati personali trattati attraverso la piattaforma TrustSign per conto delle aziende clienti, si applicano inoltre gli specifici accordi e le condizioni relative al trattamento dei dati stipulati con il cliente.
1. Quali dati raccogliamo
A seconda dei servizi utilizzati, TrustSign può trattare:
- nome e cognome;
- indirizzo e-mail;
- numero di telefono;
- dati relativi all’azienda;
- dati di accesso alla piattaforma;
- dati relativi a dipendenti, sedi, gruppi e organizzazione del personale;
- dati relativi alle timbrature e alle presenze;
- dati relativi a richieste, turni e attività lavorative;
- documenti caricati sulla piattaforma;
- dati tecnici relativi alla navigazione e all’utilizzo del servizio;
- dati di posizione, quando la funzionalità di geolocalizzazione viene attivata.
TrustSign tratta esclusivamente i dati necessari alle finalità per cui il servizio viene utilizzato, secondo i principi di minimizzazione e proporzionalità.
2. Dati dei dipendenti e gestione delle presenze
TrustSign consente alle aziende clienti di gestire le presenze del proprio personale attraverso sistemi digitali di timbratura.
In questo contesto possono essere trattati dati quali:
- identificativo del dipendente;
- data e ora della timbratura;
- sede associata alla timbratura;
- informazioni relative alla presenza;
- eventuali dati di posizione, qualora venga utilizzata la funzionalità GPS.
L’azienda cliente rimane responsabile delle decisioni relative alle finalità e alle modalità con cui tali dati vengono utilizzati nell’ambito del rapporto di lavoro.
TrustSign tratta tali dati per conto dell’azienda cliente secondo le istruzioni ricevute e nell’ambito dell’accordo sul trattamento dei dati.
3. Geolocalizzazione
Quando l’azienda attiva la funzionalità di geolocalizzazione, TrustSign può trattare la posizione del dispositivo utilizzato per effettuare la timbratura.
La geolocalizzazione viene utilizzata esclusivamente per le finalità previste dal servizio, ad esempio per verificare che la timbratura sia effettuata nel luogo di lavoro autorizzato.
TrustSign non è progettato per effettuare un monitoraggio continuo della posizione del dipendente.
La raccolta della posizione deve essere configurata in modo proporzionato alla specifica finalità perseguita. Il Garante ha evidenziato che i trattamenti di geolocalizzazione dei lavoratori richiedono particolare attenzione, adeguata informazione e misure tecniche e organizzative appropriate.
4. Alternativa alla geolocalizzazione
TrustSign può consentire, ove tecnicamente configurato, di associare la timbratura alla rete della sede di lavoro, evitando di utilizzare la posizione GPS personale del dipendente.
La sede può essere identificata attraverso:
- una rete aziendale con IP fisso;
- un Gateway Wi-Fi TrustSign configurato per la sede.
Questa modalità può essere particolarmente utile quando l’azienda dispone già di un IP fisso oppure quando si desidera utilizzare una modalità di verifica della sede diversa dalla geolocalizzazione dello smartphone.
5. Finalità del trattamento
I dati possono essere trattati per:
- fornire e gestire i servizi TrustSign;
- creare e gestire gli account;
- gestire le presenze e le timbrature;
- gestire sedi, dipendenti, gruppi e turni;
- consentire la gestione e la condivisione dei documenti;
- consentire la firma e la gestione dei contratti;
- fornire assistenza tecnica e consulenza;
- garantire la sicurezza della piattaforma;
- effettuare attività amministrative e contabili;
- adempiere agli obblighi previsti dalla legge;
- prevenire utilizzi fraudolenti o non autorizzati del servizio.
6. Base giuridica
Il trattamento dei dati viene effettuato sulla base della specifica situazione e finalità e può trovare fondamento, tra l’altro, nell’esecuzione di un contratto, nell’adempimento di obblighi di legge o, ove richiesto, nel consenso dell’interessato.
Per i dati dei dipendenti trattati attraverso TrustSign per conto dell’azienda cliente, la determinazione della base giuridica e delle condizioni di liceità del trattamento compete al Titolare del trattamento, cioè all’azienda cliente, che deve fornire ai propri dipendenti un’idonea informativa.
In particolare, per i trattamenti nell’ambito del rapporto di lavoro devono essere considerate anche le disposizioni della normativa italiana applicabile, compreso l’art. 4 della Legge n. 300/1970 ove pertinente.
7. Conservazione dei dati
I dati personali vengono conservati per il periodo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo eventualmente necessario a rispettare obblighi di legge o a tutelare i diritti del titolare.
Per i dati trattati per conto delle aziende clienti, i tempi di conservazione sono determinati dal cliente in qualità di Titolare, secondo le proprie esigenze e gli obblighi applicabili.
8. Sicurezza
TrustSign adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, modifica o divulgazione non autorizzata.
L’accesso ai dati della piattaforma è regolato attraverso sistemi di autenticazione e autorizzazione e viene limitato al personale e ai soggetti che ne hanno effettiva necessità.
9. Responsabili del trattamento
Per l’erogazione dei servizi possono essere utilizzati fornitori tecnologici, infrastrutturali e professionali che trattano dati personali per conto di TrustSign.
Tali soggetti vengono selezionati in relazione alle garanzie offerte in materia di protezione dei dati e, quando necessario, vengono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
10. Trasferimento dei dati
I dati personali vengono trattati, ove possibile, all’interno dello Spazio Economico Europeo.
Qualora fosse necessario effettuare trasferimenti verso Paesi al di fuori dello SEE, tali trasferimenti saranno effettuati nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR e mediante gli strumenti previsti dalla normativa applicabile.
11. Diritti degli interessati
L’interessato può, nei casi previsti dalla normativa:
- ottenere conferma dell’esistenza dei propri dati;
- ottenere l’accesso ai dati;
- richiedere la rettifica dei dati inesatti;
- richiedere la cancellazione dei dati;
- richiedere la limitazione del trattamento;
- opporsi al trattamento nei casi previsti;
- richiedere la portabilità dei dati;
- revocare il consenso, quando il trattamento si basa sul consenso;
- proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
I diritti previsti dal GDPR devono essere esercitati secondo le condizioni e i limiti stabiliti dalla normativa.
12. Come esercitare i propri diritti
Per richieste relative al trattamento dei dati è possibile contattare:
Mesapp.soc.coop
Via Gabara, 38/B San Cataldo CL
P. IVA: [P. IVA]
E-mail: amministrazione@mesapp.it
PEC: [email protected]
DPO/RPD: [se nominato, indicare nome e contatto]
